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Hallo allerseits,
da hier viele kluge Leute versammelt sind, dachte ich mir ich frage euch mal, ob ihr eine Idee zu meiner Suche habt.
Wir brauchen für die Arbeit ein DMS mit so einer Art "Aufgaben-Zettel", den ich dranheften kann, der aber gleichzeitig nicht so pflegeintensiv ist, wie ein normales DMS (weniger Verschlagwortung zB). Hintergrund ist folgender. Wir bearbeiten die Belegablage in diversen Insolvenzverfahren. Bisher komplett in Papier (deutsche Insolvenzgerichte sind noch in der Steinzeit). Wir haben also pro Verfahren 1-x Aktenordner. In diesen Ordnern heften sämtliche Kontoauszüge zu diesem Verfahren. Hinter dem jeweiligen Kontoauszug heften die zum Kontoauszug gehörigen Rechnungen und ggf ergänzender Schriftverkehr. Auf dem Kontoauszug sind handschriftliche Notizen wie die Zahlungsflüsse verbucht wurden.
Theoretisch könnte man mit PDFs und einem disziplinierten Ablagesystem arbeiten, aber wir sprechen hier von >400 Verfahren gleichzeitig und mehreren Mitarbeiten, deren technische Fähigkeiten auf dem Level "ich habe das Internet gelöscht" sind. Daher sind auch so DMS-Systeme wie DocuWare oder ELO eher zweite Wahl, da das mit der Verschlagwortung eher schwierig würde.
Wir bräuchten ein System, in dem ein (fähiger) Mitarbeiter quasi die Kontoauszüge dem Verfahren zuordnet und und die Anderen müssen die Belege quasi nur noch an den Auszug dran hängen. Außerdem wäre es vorteilhaft, wenn nicht jeder die Berechtigung hätte Dinge wieder zu löschen, sondern immer protokolliert wird, wann was wie geändert oder bearbeitet wird.
Auf dem Kontoauszug müsste es unkompliziert möglich sein Anmerkungen zu platzieren.
Es muss möglich sein, wenn einzelne Anlagen im ersten Moment noch fehlen, Rechnungen oder Anmerkungen später zu ergänzen und ggf. auch die Reihenfolge der Anlagen zu ändern.
Dabei sollte das System aber schlank und nicht zu kompliziert sein, da die Insolvenzverwalter auf die Kosten achten müssen und auch die technisch nicht so versierten Mitarbeiter damit arbeiten müssen.
Um das ganze nicht zu einfach zu machen, dürfen sich die Daten aus Gründen von Datenschutz und GoBD nur auf Servern in Deutschland befinden. Es müsste also entweder ein lokal installiertes System sein oder ein Cloud-System in Deutschland.
Final wäre es schön, wenn das System eine Exportfunktion hätte. Wenn die Belege zur Prüfung müssen, würde man sagen Verfahren XYZ, Kontoauszug 1-455 inkl. Anhänge -> Ausgabe/Export. Ob das dann in einzelnen PDFs oder ein einziges PDF wäre, ist dabei sogar egal.
Hat jemand von euch eine Idee? Oder stelle ich mir das zu einfach vor und so ein System ist schon rein technisch gar nicht machbar?
da hier viele kluge Leute versammelt sind, dachte ich mir ich frage euch mal, ob ihr eine Idee zu meiner Suche habt.
Wir brauchen für die Arbeit ein DMS mit so einer Art "Aufgaben-Zettel", den ich dranheften kann, der aber gleichzeitig nicht so pflegeintensiv ist, wie ein normales DMS (weniger Verschlagwortung zB). Hintergrund ist folgender. Wir bearbeiten die Belegablage in diversen Insolvenzverfahren. Bisher komplett in Papier (deutsche Insolvenzgerichte sind noch in der Steinzeit). Wir haben also pro Verfahren 1-x Aktenordner. In diesen Ordnern heften sämtliche Kontoauszüge zu diesem Verfahren. Hinter dem jeweiligen Kontoauszug heften die zum Kontoauszug gehörigen Rechnungen und ggf ergänzender Schriftverkehr. Auf dem Kontoauszug sind handschriftliche Notizen wie die Zahlungsflüsse verbucht wurden.
Theoretisch könnte man mit PDFs und einem disziplinierten Ablagesystem arbeiten, aber wir sprechen hier von >400 Verfahren gleichzeitig und mehreren Mitarbeiten, deren technische Fähigkeiten auf dem Level "ich habe das Internet gelöscht" sind. Daher sind auch so DMS-Systeme wie DocuWare oder ELO eher zweite Wahl, da das mit der Verschlagwortung eher schwierig würde.
Wir bräuchten ein System, in dem ein (fähiger) Mitarbeiter quasi die Kontoauszüge dem Verfahren zuordnet und und die Anderen müssen die Belege quasi nur noch an den Auszug dran hängen. Außerdem wäre es vorteilhaft, wenn nicht jeder die Berechtigung hätte Dinge wieder zu löschen, sondern immer protokolliert wird, wann was wie geändert oder bearbeitet wird.
Auf dem Kontoauszug müsste es unkompliziert möglich sein Anmerkungen zu platzieren.
Es muss möglich sein, wenn einzelne Anlagen im ersten Moment noch fehlen, Rechnungen oder Anmerkungen später zu ergänzen und ggf. auch die Reihenfolge der Anlagen zu ändern.
Dabei sollte das System aber schlank und nicht zu kompliziert sein, da die Insolvenzverwalter auf die Kosten achten müssen und auch die technisch nicht so versierten Mitarbeiter damit arbeiten müssen.
Um das ganze nicht zu einfach zu machen, dürfen sich die Daten aus Gründen von Datenschutz und GoBD nur auf Servern in Deutschland befinden. Es müsste also entweder ein lokal installiertes System sein oder ein Cloud-System in Deutschland.
Final wäre es schön, wenn das System eine Exportfunktion hätte. Wenn die Belege zur Prüfung müssen, würde man sagen Verfahren XYZ, Kontoauszug 1-455 inkl. Anhänge -> Ausgabe/Export. Ob das dann in einzelnen PDFs oder ein einziges PDF wäre, ist dabei sogar egal.
Hat jemand von euch eine Idee? Oder stelle ich mir das zu einfach vor und so ein System ist schon rein technisch gar nicht machbar?
